Programări
Modulul Programări este calendarul clinicii: o coloană pentru fiecare unit (scaun), cu programările colorate după unit sau după o culoare aleasă (de ex. specializarea).
Bara de sus a calendarului
- ‹ › și Astăzi: navighezi între perioade. Lângă dată apare numărul de programări din perioadă.
- Recall-uri (pictograma cu un număr pe fundal galben): pacienții care trebuie chemați la control. Vezi mai jos.
- Listă de așteptare (pictograma cu un număr pe fundal verde).
- Toate programările / Programări anulate: comută între programările active și cele anulate.
- Zi / Săptămână / Lună / An: vederea calendarului.
- Medici: filtrează calendarul pe unul sau mai mulți medici.
- 🖨 Tipărește: lista programărilor din perioadă (ora, pacient, titlu, medic, status).
- Ascunde: ascunde unit-uri din vedere, util la clinicile cu multe scaune.
- Google Calendar: pentru medicii care și-au conectat contul Google (vezi Setări).
Crearea unei programări
- Dă clic pe un interval liber din coloana unit-ului dorit, sau trage cu mouse-ul peste mai multe intervale ca să setezi direct durata. Se creează programarea și se deschide fișa ei.
- Alege Pacient (sau creează unul nou direct din listă), Motivul, Medic și verifică Interval și Unit.
- Motivul se alege din lista categoriilor de proceduri (specializările), fiecare cu culoarea ei, iar programarea preia culoarea categoriei. Poți scrie și un motiv liber (de ex. „Consultație”). Categoriile și culorile lor se setează în Proceduri (vezi Organizarea catalogului).
- Totul se salvează automat.
Lângă numele pacientului apar rata de anulare și rata de neprezentare din istoricul lui. Un pacient cu 30% neprezentări merită o confirmare telefonică.
Programările se pot muta prin drag & drop în calendar, pe altă oră sau alt unit.
Statusuri
O programare are două statusuri independente:
Status programare (despre rezervare):
| Status | Sens |
|---|---|
| Neconfirmată | Implicit. Se consideră că pacientul vine. |
| Confirmată | Pacientul a confirmat (telefonic sau prin linkul din SMS). |
| Anulată | Programarea nu mai are loc. |
| Neprezentat | Pacientul nu a venit. |
| Reprogramată | Vizita a fost mutată; programarea nouă o înlocuiește. Nu intră în statistici, ca să nu fie numărată de două ori. |
Status vizită (unde e pacientul în ziua respectivă): Programat → Sosit → În lucru → Finalizat. Se avansează manual din calendar sau din fișă. O programare anulată, neprezentată sau reprogramată nu mai poate avansa.
Marchează consecvent Neprezentat, pentru că din asta se calculează rata de neprezentare a pacientului și analiza din Intelligence.
Tab-urile fișei de programare
- Detalii: pacient, dată, interval, motiv, medic, unit, culoare, statusuri, comentarii. Jos apare cine a creat și cine a modificat ultima dată programarea. Dacă ultima modificare a făcut-o pacientul (a confirmat din SMS), scrie „Modificată (confirmată) de pacient”.
- Proceduri: procedurile planificate în această vizită (cu preț, cantitate, durată). Din meniul Acțiuni → Plan de tratament se poate creea rapid un plan de tratament cu aceste proceduri, deja marcate ca efectuate dacă vizita a început.
- Truse sterile: trusele sterilizate folosite la pacient, înregistrate prin scanarea etichetei (vezi Sterilizare).
Pictograma de lângă numele pacientului, în antetul fișei, deschide fișa pacientului.
Meniul Acțiuni
- Trimite SMS: trimite pacientului notificarea de programare. Apare doar dacă notificările sunt activate în Setări → Comunicări, pacientul are telefon, iar SMS-ul nu a fost deja trimis (sau programarea a fost mutată între timp).
- Plan de tratament: creează un plan din procedurile programării.
- Repetă: creează o serie de programări identice, la fiecare N zile/săptămâni/luni, până la o dată sau după un număr de repetări. Datele care se suprapun cu alte programări pe același unit sau medic sunt semnalate înainte de creare. Util pentru ortodonție și tratamente în etape.
- Șterge.
SMS-uri automate
Configurabile în Setări → Comunicări, fiecare cu propriul șablon de text:
| SMS | Când pleacă |
|---|---|
| Notificare programare | La apăsarea butonului Trimite SMS din fișa programării |
| Confirmare programare | Automat, cu o zi înainte, în două tranșe: prima până la ora 13:00, a doua între 18:00 și 19:00. Fiecare pacient primește un singur SMS; a doua tranșă îi prinde pe cei programați după prima. Conține un link pe care pacientul confirmă prezența; programarea devine Confirmată fără intervenția recepției. |
| Notificare recall | Automat, cu 3 zile înainte de data recall-ului |
SMS-urile conțin telefonul sediului unde e programarea (șablonul este configurabil). Numărul de SMS-uri incluse depinde de abonament, iar consumul se vede în Setări → Utilizare.
Recall-uri
Un recall este o invitație programată la control (de ex. igienizare la 6 luni). Butonul Recall-uri din bara calendarului listează recall-urile pacienților. Un clic pe un recall creează direct programarea pentru pacientul respectiv. Bifa din stânga îl marchează ca rezolvat, iar recall-ul rămâne tăiat în listă.
Recall-urile se adaugă din fișa pacientului (tab-ul Recall-uri) sau la finalizarea unui plan de tratament, când aplicația întreabă „Vrei să adaugi un recall pentru acest pacient?”. Tipurile de recall și intervalul lor se definesc în Șabloane → Recall-uri.
Lista de așteptare
Pentru pacienții care vor o programare mai devreme decât e liber. Fiecare intrare are pacient, Prioritate (Urgent / Ridicat / Mediu / Scăzut), medic (sau „Orice medic”) și comentariu. Când se eliberează un loc, deschide lista, filtrează după prioritate și folosește Creează programare.
Cine poate face ce
- Recepția, asistenții, administratorii: pot crea și modifica orice programare.
- Medicii: implicit pot vedea toate programările, dar le pot modifica doar pe ale lor. Ca medic asignat pot oricând să adauge proceduri, comentarii și să avanseze statusul vizitei, chiar dacă programarea a fost creată de recepție. O programare pe care nu o pot modifica se deschide cu mesajul „Doar vizualizare — poți edita doar programările tale.”
- SMS-ul îl poate trimite doar cine are acces complet la programări.
Sfaturi
- Folosește Repetă pentru tratamentele cu ședințe regulate, în loc să creezi fiecare programare de mână.
- Activează Confirmare programare prin SMS. Prima tranșă de SMS-uri pentru ziua următoare pleacă până la ora 13:00, deci după ora 13:00 recepția sună doar pacienții de mâine care au rămas Neconfirmați.
- Trece motivul programării clar și consecvent („Consultație”, „Control”, „Igienizare”). El devine numele planului creat din programare dacă nu există proceduri.