Încasări și facturare

Toate încasările de la pacienți se înregistrează pe planul de tratament (tab-ul Financiar). Așa, aplicația știe ce s-a plătit pentru ce proceduri, iar soldul pacientului, rapoartele și facturile ies corect.

Adaugă plata

Din plan: Financiar → Istoricul plăților → Adaugă plata. Ai două moduri:

Mod	Când îl folosești
Proceduri	Pacientul plătește anumite proceduri. Le bifezi, iar suma se calculează din liniile alese (cu reducerile lor). Plata va fi itemizată pe bon, proformă și factură.
Plată parțială	Pacientul dă o sumă (avans, rată). Introduci suma și detaliile.

Apoi alegi Metodă (Numerar, Card, Transfer, Credit, Tichet masă, Tichet valoric, Voucher, Plată modernă, Altele) și Data. Opțional bifezi Generează proformă.

Sumele se rotunjesc la bani în momentul plății, ca bonul, proforma și factura să pornească de la aceeași cifră.

Meniul unei plăți (⋯)

• Tipărește proformă / Generează proformă.
• Tipărește bon fiscal (vezi mai jos).
• Emite factură fiscală din plată.
• Șterge.

O plată de pe plan nu se poate modifica. Dacă e greșită, șterge-o și înregistreaz-o din nou. O plată cu bon fiscal emis nu mai poate fi modificată deloc.

Proforma

Document neoficial cu prețurile cu TVA inclus, pentru o plată. Arată liniile, subtotalul, reducerea, TVA-ul (dacă e cazul) și totalul.

Factura fiscală

⚠️ Facturile se emit dintr-o singură aplicație. Nu emite facturi și din sTomato, și din programul contabilului (sau alt program de facturare): numerotarea din cele două aplicații se poate suprapune, iar două facturi cu același număr sunt o problemă fiscală.

Dacă de facturare se ocupă contabilul, nu emite facturi din sTomato. Conectează totuși e-Factura: în sTomato sincronizezi doar facturile primite de la furnizori, ca să le imporți în stoc (vezi Lista de facturi).

Se emite din plată (Emite factură fiscală) sau direct din plan (Financiar → Facturi fiscale → Emite factură fiscală, alegând procedurile).

• Tip factură: Persoană fizică sau Persoană juridică. Pentru firme, introdu CUI-ul și datele se preiau automat.
• Data scadenței, numele și adresa clientului, procedurile.

Condiții: în Setări → Legal & fiscal trebuie completate CUI-ul și Serie facturi. Altfel butoanele sunt dezactivate sau apare „Te rugăm să completezi toate informațiile organizației!”.

TVA: dacă clinica are Cod TVA completat, se aplică cota standard (21%). Fără cod TVA, serviciile sunt scutite. Prețurile procedurilor din catalog sunt fără TVA, iar TVA-ul se adaugă peste.

Factura PDF și XML-ul e-Factura arată prețurile nete, cu reducerea deja inclusă în preț (fără un rând separat de discount).

e-Factura (ANAF)

1. Conectează contul în Setări → Legal & fiscal → e-Factura → Conectare (autentificare ANAF, cu certificatul digital al firmei).
2. Pe factură: Trimite la ANAF. Statusul devine „trimisă”.
3. Verifică status: Acceptată / Respinsă / În procesare.
4. O factură greșită se corectează cu Storno (se emite factura de stornare), nu prin ștergere.

Lista de facturi

Financiar → Facturi arată toate facturile emise și primite din perioada aleasă, cu Total facturat și numărul celor în așteptare la ANAF.

• Preia facturile din e-Factura: aduce facturile primite de la furnizori direct din SPV.
• La o factură primită: Vizualizează și Importă în stoc. Aplicația citește articolele facturii și le potrivește cu produsele tale (sau din catalogul sTomato). Le confirmi, iar produsele intră în stoc cu prețul și data de expirare. O factură importată e marcată „În stoc” și nu poate fi importată de două ori.

Importul în stoc cere permisiunea de gestiune a stocului. Recepția poate vedea facturile primite, dar nu le poate recepționa în stoc.

Bonul fiscal (casa de marcat)

sTomato tipărește bonuri pe casa de marcat prin driverul FiscalNet.

Condiții:

• casa de marcat este conectată la calculatorul de pe care se lucrează în browser, iar driverul FiscalNet rulează pe acel calculator. Doar de pe stația respectivă se pot tipări bonuri;
• înainte de primul bon real, fă un raport X și verifică împreună cu firma de service că grupele de TVA sunt programate standard (A/1 = cota standard, E/5 = scutit).

Tipărire: în plan, la plată, ⋯ → Tipărește bon fiscal. Numărul bonului se salvează pe plată și butonul se dezactivează.

Reguli:

• Un singur bon per plată. Nu există retipărire, fiindcă un bon fiscal nu se poate reemite.
• Plățile prin Transfer nu generează bon (transferul bancar nu intră pe casa de marcat).
• Procedurile cu reducere 100% nu apar pe bon (casa nu acceptă articole cu preț 0).
• Pe bon apar prețurile finale, după reducere. Nu apare un rând separat de discount.
• Dacă tipărirea durează și apare un mesaj de timeout, verifică întâi casa de marcat. Bonul poate fi ieșit deja. Dacă reîncerci fără să verifici, riști să emiți două bonuri.
• Dacă bonul s-a tipărit, dar numărul nu s-a putut salva, aplicația îți spune să-l notezi manual.

Încasări în afara planurilor

Pentru venituri care nu țin de un plan (de ex. vânzarea unui produs, o chirie încasată): Financiar → Venituri & Cheltuieli → Tranzacție nouă. Tot de acolo se poate tipări bon fiscal pentru tranzacție.

Cine poate face ce

Plățile, proformele, facturile, stornările și bonurile cer permisiunea Chitanțe & facturi. Implicit o au Administratorul, Asistentul și Recepția. Medicul și Igienistul nu o au. Un medic care poate edita planuri nu poate încasa decât dacă i se acordă explicit această permisiune (vezi Echipă și permisiuni).

Flux recomandat la recepție

1. Pacientul iese din cabinet. Medicul (sau asistenta) a bifat procedurile efectuate în plan.
2. Recepția deschide planul → Financiar. Rest de plată arată exact cât are de plătit pacientul.
3. Adaugă plata → Proceduri: bifează procedurile achitate, alege metoda.
4. Tipărește bon fiscal (numerar/card) și, la cerere, Emite factură fiscală (persoană juridică cu CUI).
5. Trimite factura (dacă s-a emis) la ANAF din Financiar → Facturi.
6. Planul rămâne În lucru cât timp tratamentul continuă. Abia când tratamentul s-a încheiat și Rest de plată e 0, recepția trece planul în Finalizat.