Proceduri și costuri

Catalogul de proceduri e lista serviciilor clinicii, cu tarife și durate. Are două roluri, în această ordine:

1. Lucrul de zi cu zi: din catalog se adaugă procedurile în planurile de tratament și în programări, cu tariful, durata și medicul. De aici pleacă încasările, facturile, bonurile fiscale și onorariile medicilor. Un catalog complet și bine organizat pe specializări face planurile rapide de creat și ușor de citit.
2. Calculul profitabilității: dacă procedurile au și etape cu materiale, sTomato calculează cât câștigă clinica pe fiecare procedură, după materiale, costul de funcționare, onorariul medicului și taxe.

Poți începe doar cu tarifele și duratele, apoi adaugi etapele și materialele treptat, începând cu procedurile cele mai frecvente.

Organizarea catalogului

Proceduri din meniu deschide arborele de categorii (specializări: Chirurgie, Endodonție, Protetică etc.), fiecare cu o culoare. Cu clic dreapta pe o categorie se deschide meniul ei:

• Atribuie unui medic: leagă toate procedurile categoriei de un medic;
• Adaugă subcategorie, Redenumește categoria, Șterge categoria. Se poate șterge doar o categorie goală, inclusiv fără proceduri arhivate.

Culoarea categoriei: dă clic pe pătratul colorat din dreptul categoriei și alege o culoare. Categoriile cu culoare apar în lista Motivul din fișa programării, iar când alegi una, programarea preia culoarea categoriei. Așa calendarul se citește dintr-o privire, pe specializări (chirurgie, endodonție, ortodonție…). O categorie fără culoare nu apare în listă.

Pagina unei categorii listează procedurile ei. De acolo ai Procedură nouă, Import proceduri / Export proceduri (CSV/Excel, fără etape) și butonul AI, care generează etapele pentru toate procedurile care nu au încă etape.

Fișa procedurii

General: Nume, Categorie, Descriere, Cod manoperă (opțional, de ex. codul CNAS; apare pe fișa de tratament tipărită).

Parametri:

• Durată: timpul de scaun, care intră în costul de funcționare;
• Tarif: prețul fără TVA. Fiecare schimbare de tarif se păstrează în istoric;
• Onorariu medic (estimativ): valoarea folosită când medicul nu are un onorariu propriu setat;
• Produse: costul materialelor. Automat din etape îl calculează din materialele etapelor. Varianta Manual îți permite să introduci o sumă fixă.

Sub parametri, bara colorată descompune tariful:

Produse + Costuri fixe + Onorariu medic + Taxe + Profit net = Tarif

plus Productivitate: profitul net pe oră de scaun (lei/oră).

Medici: medicii atribuiți procedurii.

Etape de tratament: pașii procedurii, fiecare cu durată, materiale și cost.

Meniul (⋯): Tipărește, Creează copie, Șterge. Ștergerea trimite procedura în Arhivă. O procedură folosită într-un plan de tratament nu poate fi ștearsă definitiv.

Cum se calculează costul

Componentă	Calcul	De unde vin datele
Produse	Σ (cantitate × preț unitar) pentru materialele din etape	Etapele procedurii + prețurile din stoc/catalog
Costuri fixe	(durata ÷ 1 oră) × costul pe oră	Costul pe oră = cheltuieli curente lunare ÷ ore de funcționare lunare ale unit-urilor
Onorariu medic	Fix, procent sau estimativ (vezi mai jos)	Fișa rolului medicului / fișa procedurii
Taxe	Impozit pe venit 3% din tarif (sau impozit pe profit 16%) + impozit pe dividende 16% din ce rămâne	Setări → Legal & fiscal → Profil impozitare

Ce trebuie știut despre costul pe oră

• Se bazează pe capacitate (orele în care unit-urile sunt deschise), nu pe orele lucrate efectiv. De aceea suma costurilor pe proceduri e mai mică decât totalul cheltuielilor: timpul neocupat nu e acoperit de nicio procedură. E corect așa; diferența e costul capacității nefolosite.
• Luna e considerată de 4 săptămâni, ceea ce acoperă deja sărbătorile legale. Dacă programul real diferă, modifică Total lunar pe fiecare unit.
• Cheltuielile curente nu au dată: sunt lista cheltuielilor lunare de azi. Dacă crește chiria, crește costul pe oră pentru toate procedurile, inclusiv în analizele istorice. Prețurile materialelor, în schimb, sunt luate istoric (prețul de la data respectivă).
• La clinicile cu mai multe sedii, cheltuielile se pot atribui unui sediu. Cele generale se împart între sedii proporțional cu orele unit-urilor.

Etape și materiale

O etapă (de ex. „Anestezie”, „Preparare cavitate”, „Obturație”) are nume, descriere, durată și lista de Produse (produs, cantitate, preț unitar, preț total).

Etapă de tratament singulară: o etapă care se face o singură dată într-o ședință cu mai multe proceduri (de ex. anestezia sau izolarea). Bifează-o ca să nu fie numărată de mai multe ori.

Șabloane de etape

Etapele generate sunt legate de un șablon comun. Din meniul etapei:

• Aplică la N etape similare: o modificare (de ex. alt material sau altă cantitate) se propagă la toate etapele cu același nume din catalog;
• Sincronizează din șablon: readuce etapa la forma șablonului;
• Dezleagă de șablon: etapa devine independentă.

Generarea etapelor cu AI

Asistentul AI generează etapele și materialele din șabloane construite de medicii stomatologi colaboratori sTomato: proceduri reale, cu etape, durate și cantități de materiale verificate. Se pornește din fișa procedurii (butonul AI din secțiunea Etape de tratament) sau, pentru toate procedurile fără etape dintr-o dată, din butonul AI al catalogului.

Asistentul are 3 pași:

1. Proceduri: fiecare procedură e potrivită automat cu un șablon după nume și categorie. Verifică potrivirea și alege alt șablon unde nu se potrivește (lista afișează întâi Sugestii).

   

2. Materiale: etapele folosesc materialele tale. Pentru fiecare categorie de material se alege produsul tău (exact, favorit sau cel mai cumpărat). Ce nu ai în stoc apare la Lipsesc din stocul tău: îl imporți din catalog sau îl omiți.

   

3. Confirmă generarea: un rezumat cu numărul de etape și de materiale, plus avertizarea dacă procedura avea deja etape.

   

Etapele existente ale procedurii se înlocuiesc, nu se adaugă. Aplicația te avertizează înainte. Șabloanele de etape pe care le-ai ajustat deja nu sunt suprascrise.

Sfat: denumirile clare se potrivesc mult mai bine („Obturație fizionomică compozit”, nu „Obt. 2”).

Onorariile medicilor

Onorariul pe o linie de plan se stabilește în ordinea:

1. suma fixă a medicului pentru procedura respectivă (Roluri → medic → Proceduri → Medic (lei));
2. altfel, procentul medicului din tarif (Medic (%));
3. altfel, onorariul estimativ din fișa procedurii.

Onorariu medic după reducere (Setări → Legal & fiscal; implicit oprit): când e activ, orice onorariu (fix, procent sau estimativ) scade proporțional cu reducerea acordată pacientului. Exemplu: la 10% reducere, medicul primește 90% din onorariu. Materialele nu se scad din baza onorariului.

Același calcul se folosește peste tot: în raportul de plată a medicilor, în widget-ul medicului și în Intelligence. Cifrele coincid.

Sfaturi pentru o marjă corectă

1. Cheltuieli curente complete: inclusiv salariile personalului auxiliar, contabilitatea și amortizările.
2. Program corect al unit-urilor: un unit trecut deschis 12 ore pe zi, dar folosit 6, subestimează costul pe oră.
3. Etape cu materiale pentru procedurile frecvente și scumpe, măcar pentru primele 20 ca volum.
4. Onorariile reale ale medicilor, setate pe procedură.
5. Durate realiste în catalog: costul de funcționare folosește durata din fișa procedurii. Durata proprie a unui medic, din fișa rolului, intră doar în analiza de productivitate a medicilor (ore lucrate, venit pe oră).
6. Verifică periodic Intelligence → Analiză profitabilitate → Istoric profitabilitate, unde apar alertele când scumpirea materialelor erodează marja.