Fluxuri de lucru recomandate

Aplicația dă cele mai bune rezultate când fiecare informație e introdusă o singură dată, de persoana care o știe, în momentul în care se întâmplă. Fluxurile de mai jos urmează acest principiu.

Parcursul unui pacient nou

Pas	Cine	Unde
1. Programarea primei consultații	Recepția	Programări → clic pe interval → pacient nou din lista de pacienți. Completează Sursa pacientului.
2. Formularele înainte de vizită	Recepția	Fișa pacientului → Formulare → Trimite formulare pe SMS/WhatsApp. Pacientul completează și semnează acasă.
3. Confirmarea	Automat + recepția	SMS-ul de confirmare pleacă cu o zi înainte: prima tranșă până la ora 13:00, a doua între 18:00–19:00 pentru cei programați între timp. Pacientul confirmă din link. După ora 13:00, recepția îi sună pe cei rămași neconfirmați.
4. Sosirea	Recepția	Status vizită Sosit. Verifică atenționările și formularele.
5. Consultația	Medicul	Status dentar nou, proceduri efectuate în tab-ul Proceduri al programării, apoi Acțiuni → Plan de tratament.
6. Planul de tratament	Medicul	Adaugă procedurile (efectuate și propuse, pe etape), cu reducerile convenite. Trimite planul pacientului sau semnează-l biometric pe loc. Planul trece În lucru când începe tratamentul; un plan complex, abia după ce pacientul l-a acceptat și semnat.
7. Plata	Recepția	Plan → Financiar → Adaugă plata, bon fiscal, factură la cerere. Planul rămâne În lucru.
8. Programările următoare	Recepția	Din plan sau din calendar. Pentru ședințe regulate, Repetă.
9. Fiecare ședință	Medicul + recepția	Medicul bifează procedurile ca efectuate, în ziua în care se fac; recepția încasează plata pe plan.
10. Finalizarea	Recepția	Abia la final, după ce s-a încasat tot (Rest de plată = 0): status plan Finalizat → acceptă propunerea de recall.
11. Controlul periodic	Automat + recepția	SMS de recall cu 3 zile înainte; recepția programează din lista Recall-uri din calendar.

Rutine zilnice pe roluri

Recepția

Dimineața

• Programări, vederea Zi: verifică programările zilei și cine a rămas Neconfirmat.
• Recall-uri (butonul galben din calendar): sună pacienții scadenți și programează-i.
• Listă de așteptare: completează golurile apărute.

După ora 13:00

• Confirmările pentru ziua următoare. Prima tranșă de SMS-uri de confirmare pleacă automat până la ora 13:00. După această oră, deschide Programări pe ziua de mâine și sună pacienții rămași Neconfirmați, mai ales pe cei cu rată mare de neprezentare. Marchează Confirmată programările confirmate telefonic. A doua tranșă de SMS-uri (18:00–19:00) îi acoperă pe cei programați în cursul după-amiezii.

Pe parcursul zilei

• Status vizită Sosit la venirea pacientului.
• La plecare: plată pe plan, bon fiscal, următoarea programare.
• Când tratamentul s-a încheiat și Rest de plată e 0: trece planul în Finalizat și adaugă recall-ul. Finalizarea o face recepția, nu medicul.
• Marchează Neprezentat pacienții care nu au venit și Reprogramată programările mutate.

Seara

• Verifică dacă toate plățile zilei sunt pe planuri, nu ca tranzacții separate.

Medicul

• Dashboard → Programările mele și Jurnal proceduri (procedurile efectuate și onorariile estimate).
• În programare: adaugă procedurile efectuate, comentarii, trusele sterile scanate de asistentă.
• În plan: bifează procedurile efectuate și pune medicul corect pe fiecare linie. De asta depind onorariul tău și rapoartele.
• Lasă planul În lucru. Nu îl finaliza tu: finalizarea o face recepția, după ce s-a încasat tot.
• Rețete, status dentar, recall-uri: direct din fișa pacientului.

Asistenta

• Dimineața: verifică Alerte sterilizare și Alerte stoc pe dashboard.
• Sterilizare: șarjă nouă pentru fiecare ciclu → rezultate → Validează și semnează → Tipărește etichete.
• La fiecare pacient: scanează trusele în tab-ul Truse sterile al programării.
• Stoc: Scoate din stoc la consum; recepționează livrările din factura e-Factura (Financiar → Facturi → Importă în stoc).

Administratorul

Săptămânal

• Financiar → Venituri & Cheltuieli, pe săptămâna curentă.
• Raport venituri pacienți: cine are rest de plată.
• Intelligence → Rezumat.

Lunar (vezi închiderea de lună)

Închiderea de lună

Interval: Luna trecută.

1. Raport plată medici → export → plata colaborărilor.
2. Raport consum → Bonuri de consum → tipărește pentru contabilitate.
3. Venituri & Cheltuieli: verifică că plățile fixe ale lunii (chirie, salarii, utilități) sunt trecute ca tranzacții.
4. Facturi (dacă s-au emis): nicio factură rămasă „În așteptare ANAF” sau respinsă; preia facturile primite din e-Factura.
5. Cheltuieli curente: actualizează dacă s-a schimbat ceva (salariu nou, chirie). Costul pe oră se recalculează imediat.
6. Intelligence: alertele de eroziune a marjei, utilizarea unit-urilor, rata de neprezentare și de conversie a planurilor.
7. Setări → Utilizare: consumul de SMS față de cele incluse.

Configurații recomandate pe tipuri de clinici

Cabinet individual (1 medic, 1–2 unit-uri)

• Esențial: programări cu SMS de confirmare, fișe pacient, planuri de tratament, încasări cu bon fiscal, recall-uri la 6 luni.
• Roluri: medicul ca Administrator; o asistentă cu rol Asistent (are și încasări).
• Onorariu medic: 0 (lucrezi singur), deci profitul procedurii e și venitul tău.
• Cost real: cheltuielile curente plus programul unit-ului. Merită pentru a afla care proceduri nu se justifică la tariful actual.
• Nu e nevoie de etape pe tot catalogul; generează-le pentru primele 15–20 de proceduri ca volum.

Clinică cu medici colaboratori

• Onorarii: fiecare medic atribuit pe procedurile lui, cu suma fixă sau procentul convenit (Roluri → medic → Proceduri). Decide dacă onorariul scade cu reducerea (Onorariu medic după reducere) și comunică regula medicilor.
• Permisiuni: medicii văd doar planurile proprii și nu încasează. Recepția încasează și facturează. Rapoartele și Intelligence rămân la administrator.
• Proceduri marcate la zi: fiecare procedură se marchează ca efectuată în ziua tratamentului, de medicul care a făcut-o. Raportul de plată se bazează exclusiv pe asta.
• Lunar: Raport plată medici → export → plata colaborărilor.
• Intelligence → Productivitate medici: venitul și profitul pe oră al fiecărui medic, util la negocierea procentelor.

Clinică cu mai multe sedii

• Abonamentul Clinic Intelligence. Sediile se adaugă din Setări → Locații.
• Restricționează personalul fiecărui sediu (Acces locații). Administratorii rămân nerestricționați.
• Atribuie cheltuielile specifice unui sediu (chiria lui). Cheltuielile generale se împart automat după orele unit-urilor.
• Fiecare sediu își poate avea propriul telefon, folosit în SMS-urile pacienților programați acolo.
• Compară sediile în Intelligence → Toate locațiile vs. fiecare sediu.

Clinică axată pe ortodonție

• Repetă pentru controalele lunare (o serie de programări din câteva clicuri).
• Un plan de tratament pe tot tratamentul, cu etape (aplicare aparat, activări, contenție). Plățile lunare intră ca Plată parțială pe același plan.
• Recall după îndepărtarea aparatului (control contenție).

Clinică de implantologie și protetică

• Produse personalizate pentru lucrările de laborator, cu prețul fiecărui laborator (Furnizori).
• Planuri pe etape (chirurgical, protetic), cu semnătură biometrică a planului și a consimțământului.
• Plăți în avans pe plan (soldul negativ arată avansul); bifează procedurile pe măsură ce se efectuează.
• Etape cu materiale pentru implanturi și componente protetice: aici erodează marja cel mai des. Urmărește Istoric profitabilitate.
• Recall „Control implant” la 6–12 luni.

Întrebări frecvente

Marja procedurilor iese 80–90%. E corect? Aproape sigur nu. Lipsesc cheltuielile curente sau programul unit-urilor (costul de funcționare e 0), ori procedurile nu au etape cu materiale.

Un pacient are sold, dar planul arată 0 rest de plată. Soldul cuprinde toate planurile nefinalizate ale pacientului. Verifică celelalte planuri din tab-ul Tratamente al fișei.

Pacientul mai are de plătit, dar soldul lui e 0. Planul a fost marcat Finalizat. Un plan finalizat e considerat achitat, iar restul lui nu mai intră în sold. Restul de plată se vede în continuare în tab-ul Financiar al planului și în Raport venituri pacienți. Dacă planul a fost finalizat din greșeală, readu-l la În lucru.

Am încasat, dar soldul nu s-a schimbat. Plata a fost probabil trecută ca Tranzacție nouă în Financiar, nu pe plan. Șterge tranzacția și adaug-o pe planul pacientului.

Pacientul a plătit tot planul, dar restul de plată e negativ. E normal: plata e un avans până se efectuează procedurile. Restul ajunge la 0 pe măsură ce bifezi procedurile.

Medicul nu-și vede onorariile în raport. Procedurile nu sunt bifate ca efectuate, sunt pe alt medic sau bifarea s-a făcut în altă lună decât cea selectată.

Medicul nu poate încasa o plată. Implicit medicii nu au permisiunea Chitanțe & facturi. Se acordă din Roluri → Permisiuni roluri și se aplică la următoarea autentificare.

Nu pot emite factură fiscală. Completează CUI-ul, Serie facturi și datele bancare în Setări → Legal & fiscal.

Contabilul ne emite facturile. Mai folosim facturarea din sTomato? Nu pentru emis facturi. Facturile se emit dintr-o singură aplicație, altfel numerotarea se poate suprapune. Încasările rămân însă pe planuri (cu bon fiscal, dacă e cazul), iar e-Factura merită conectată pentru a prelua facturile primite de la furnizori și a le importa în stoc.

Bonul fiscal nu se tipărește. Casa de marcat trebuie să fie conectată la calculatorul de pe care lucrezi, cu driverul FiscalNet pornit. Plățile prin Transfer nu se tipăresc pe bon. Un bon deja emis nu se mai tipărește a doua oară.

Am greșit o factură trimisă la ANAF. Folosește Storno pe factură, apoi emite factura corectă.

Un pacient apare de două ori. Deschide una dintre fișe → Posibil duplicat → Unește.

Pacientul spune că nu a primit SMS-ul. Verifică telefonul din fișă, setările din Setări → Comunicări și soldul de SMS din Setări → Utilizare. Fără abonament activ, SMS-urile nu pleacă.

Nu văd un modul în meniu. Rolul tău nu are permisiunea. Cere administratorului să o modifice din Roluri → Permisiuni roluri, apoi deconectează-te și autentifică-te din nou.

Un medic colaborator a plecat din clinică. Cum îi preia altcineva pacienții?

1. Mai întâi scoate Raportul plată medici pentru medicul care pleacă și achită-i colaborarea. După transfer, istoricul lui trece pe celălalt medic.
2. În Roluri, din meniul rândului medicului (⋯): Transferă pacienții → alege medicul care preia. Se mută toți pacienții și tot istoricul: programări, planuri de tratament, proceduri din planuri, recall-uri, lista de așteptare, formulare, atașamente. Operațiunea nu se poate anula.
3. Apoi șterge rolul medicului (⋯ → Șterge), ca să nu mai aibă acces în clinică.

O asistentă (sau cineva de la recepție) a plecat din clinică. Cum o șterg? În Roluri, din meniul rândului (⋯) → Șterge. Persoana pierde accesul la clinică. Nu e nevoie de transfer: pacienții și programările nu sunt legate de asistente sau de recepție, iar ce a introdus ea (programări, plăți, achiziții) rămâne în aplicație. Dacă persoana doar fusese invitată și nu și-a creat cont, ștergi invitația la fel. Rolul de Administrator (proprietarul clinicii) nu poate fi șters.

Am șters un plan sau o procedură din greșeală. Sunt în Arhivă (jos în meniu), de unde le poți restabili. Pacienții șterși nu se pot recupera.