Primii pași

Pe dashboard, administratorul vede lista Primii pași până când configurarea e completă. Fiecare rând duce direct la pagina potrivită. Ordinea de mai jos contează, fiindcă pașii de la început alimentează calculele de cost și marjă din pașii următori.

Ordinea recomandată

1. Datele clinicii

Setări → Legal & fiscal: introdu CUI-ul și apasă căutarea. Denumirea, numărul de la Registrul Comerțului și adresa se preiau automat. Completează Serie facturi, banca și IBAN-ul, apoi alege Profil impozitare (impozit pe venit sau pe profit).

Fără CUI și serie de facturi, butoanele de facturare fiscală rămân dezactivate.

În Setări → Identitate vizuală încarci logo-ul, care apare pe formulare și pe documentele tipărite. În Setări → Date de contact completezi telefonul, folosit în SMS-urile către pacienți.

2. Unit-urile și programul lor

Echipamente → Unituri: adaugă câte un unit pentru fiecare scaun sau cabinet și setează-i Ore de funcționare pe fiecare zi a săptămânii.

Din program se calculează Total lunar (ore disponibile pe lună, calculat la 4 săptămâni), adică numitorul costului pe oră al clinicii. Fără program, costul de funcționare al procedurilor iese 0 și marjele par mai mari decât sunt.

3. Cheltuielile curente

Financiar → Cheltuieli curente: adaugă cheltuielile lunare recurente (chirie, utilități, salarii, contabilitate, leasing, software etc.). Pagina îți arată imediat Cost pe oră = total cheltuieli lunare ÷ total ore de funcționare.

Aici intră doar cheltuielile fixe, lunare. Materialele nu se trec aici, fiindcă se calculează separat, pe fiecare procedură.

4. Procedurile

Proceduri: creează categoriile (specializările) și procedurile, fiecare cu Tarif și Durată. Ai trei variante:

• le adaugi manual;
• le imporți dintr-un fișier CSV/Excel (Import proceduri, același format ca Export proceduri);
• primești de la echipa sTomato un catalog standard la onboarding.

5. Etape și materiale

Pasul care face diferența. Fără etape cu materiale, costul materialelor unei proceduri e 0, iar marja pare mai mare decât este. Etapele (de ex. anestezie, preparare, obturație) și materialele fiecăreia se adaugă în fișa procedurii, în două feluri:

• manual: Adaugă o etapă de tratament, apoi Adaugă produse în etapă, cu cantitățile folosite;
• cu asistentul AI: în fișa procedurii, butonul AI din secțiunea Etape de tratament. Asistentul generează etapele și materialele din șabloane construite de medicii stomatologi colaboratori sTomato și le potrivește cu materialele tale din stoc. Tu verifici și confirmi.

După generare, fișa procedurii arată etapele (cu durata, numărul de produse și costul fiecăreia) și calculul complet:

Tarif − Materiale − Costuri fixe − Onorariu medic − Taxe = Profit net

Etapele și materialele se pot ajusta oricând (alt material, altă cantitate). Detalii în Proceduri și costuri.

6. Echipa

Roluri → Invită colaboratori: introdu email-ul și rolul (Medic, Asistent, Recepție, Igienist, Administrator). Persoana primește un email de invitație. Linkul invitației se poate copia și din meniul rândului.

7. Atribuirea medicilor la specializări

În meniul Proceduri din stânga, dă clic dreapta pe o specializare (de ex. Chirurgie, Endodonție) și alege Atribuie unui medic. Medicul e atribuit tuturor procedurilor din specializarea respectivă. La nevoie, poți atribui și o procedură individuală, din clic dreapta pe ea.

Apoi, în fișa rolului (Roluri → medic → Proceduri), setezi pentru fiecare procedură onorariul medicului (sumă fixă în lei sau procent din tarif) și durata lui.

Atribuirea are două efecte:

• Medicul se completează automat când procedura e adăugată într-un plan de tratament. Dacă planul are deja un medic care poate face procedura, se păstrează acela; altfel se folosește medicul atribuit. O procedură fără niciun medic atribuit poate fi făcută de oricine.
• Onorariile setate aici sunt cele folosite în Raportul plată medici, în widget-ul medicului și în calculul profitului din Intelligence. Fără ele, se folosește onorariul estimativ din fișa procedurii.

8. Primul pacient, prima programare, primul plan

• Pacienți → Pacient nou (sau import din CSV/Excel).
• Programări → clic pe un interval liber din calendar.
• Din fișa pacientului → Tratamente → Plan nou de tratament.

9. Stocul (opțional, dar recomandat)

Produse → Stoc → Achiziție nouă. O achiziție creează automat și cheltuiala corespunzătoare în Financiar → Venituri & Cheltuieli.

10. Abonamentul

Setări → Abonament → Contactează-ne. Perioada de probă durează 7 zile.

Configurări opționale, dar valoroase

Ce	Unde	De ce
Notificări și confirmări programări prin SMS	Setări → Comunicări	Pacientul primește SMS la programare și cu o zi înainte (până la ora 13:00, respectiv între 18:00–19:00), cu link de confirmare. Reduce neprezentările.
Șabloane de recall	Șabloane → Recall-uri	Readuce pacienții la control (de ex. la 6 luni)
Serie rețete și șabloane de rețete	Setări → Medical, Șabloane → Rețete	Seria e necesară pentru a emite rețete; șabloanele completează prescripția după diagnostic
Certificat de semnătură	Setări → Securitate & API	Necesar pentru semnarea biometrică a planurilor
Conectare e-Factura	Setări → Legal & fiscal	Sincronizarea facturilor din e-Factura (trimise și primite) și importul în stoc direct din facturile furnizorilor. Dacă facturile le emite contabilul, nu emite facturi și din sTomato (numerotarea se poate suprapune); folosește conexiunea doar pentru facturile primite.
Google Calendar	Setări → Calendar	Medicii își văd programările în telefon
Autoclave și truse	Echipamente → Autoclave, Șabloane → Truse sterilizare	Registrul de sterilizare și trasabilitatea pe pacient

Greșeli frecvente la configurare

• Marjă suspect de mare (70–90%) → lipsesc cheltuielile curente sau programul unit-urilor, deci costul de funcționare e 0.
• Marjă mare pe proceduri cu materiale scumpe → procedura nu are etape cu materiale. Generează-le sau setează costul materialelor manual.
• Un medic nu apare în lista de medici la programare → nu are rol de clinician (Administrator, Medic sau Igienist; Asistent și Recepție nu apar ca medici) sau e restricționat la alt sediu.
• Onorariile din raportul de plată a medicilor sunt 0 → medicul nu e atribuit procedurilor și procedura nu are onorariu estimativ.
• Nu pot selecta un alt medic pe procedurile planurilor de tratament → medicii nu au fost atribuiți la specializări (vezi pasul 7).
• Butoanele de facturare sunt gri → lipsește CUI-ul sau seria de facturi din Setări → Legal & fiscal.